五通醫(yī)藥管理系統(tǒng)千方百劑醫(yī)藥軟件日常業(yè)務(wù)單據(jù)做錯后的修正方法
說明:此文檔基于五通醫(yī)藥管理系統(tǒng)千方百劑II V8.23版本所做,適合五通醫(yī)藥管理系統(tǒng)千方百劑II所有版本,不區(qū)分單體版、批發(fā)版以及配送版。
問題背景描述:
日常做單過程中,有時候因為操作失誤(如:采購入庫單選錯了供應(yīng)商;藥品的批次、有效期、數(shù)量、單價等錄錯)而導致業(yè)務(wù)單據(jù)做錯,從而導致批次、有效期、庫存或者賬務(wù)錯誤,而做錯的單據(jù)因為已經(jīng)過賬,無法修改或者刪除。特別是單據(jù)中錄入很多行(比如錄入了幾十行甚至上百行)品種,但可能只是其中某一行或者某幾行錄入錯誤,如果全部重新錄入又會非常麻煩。
本文檔就以采購入庫單為例,詳細介紹此類問題的處理流程。
錯誤的單據(jù)如下圖所示:
(我們假設(shè)這張采購入庫單的供應(yīng)商選擇錯誤、第3行商品的有效期至、數(shù)量、單價錄入錯誤,其他幾行商品錄入是正確的)
具體處理流程:
第一步:在經(jīng)營歷程中,找到這張錄入錯誤的采購入庫單
其他——經(jīng)營歷程
如下圖所示:
(注:可以通過查詢條件,如:往來單位、單據(jù)類型、日期時間段等,來進行篩選,以便更加快速的找到錯誤的單據(jù))
如上圖,第4行的采購入庫單是剛剛做錯的單據(jù)
我們用鼠標左鍵選中第4行,然后再點擊下方的單據(jù)復(fù)制按鈕,此時,軟件會提示“是否要對已選中的單據(jù)進行復(fù)制”,我們點擊“是”(如下圖所示)
然后,軟件會提示“成功復(fù)制1張,請到草稿中查閱”,此時,我們點擊“確定”。(如下圖所示)
第二步:在經(jīng)營歷程中,選中這張錯誤的采購入庫單,點擊下方的紅字反沖按鈕,把這張單據(jù)紅沖掉(紅沖的意思,可以簡單理解為作廢)
如下圖所示:
此時,軟件會提示“確定要對選中的單據(jù)做紅字處理?”,我們點擊“是”。(如下圖所示)
然后,軟件會提示“選中1張單據(jù),紅沖成功1張!”,此時,我們點擊“確定”。(如下圖所示)
此時,經(jīng)營歷程中,這張錄入錯誤的采購入庫單就會自動顯示為兩張,而且都是以紅色字體顯示,且單據(jù)金額為一正一負。這就表示這張錯誤的采購入庫單被紅沖掉,也就是被作廢掉,相對應(yīng)的庫存、應(yīng)付款等等自動恢復(fù)為做這張采購入庫單之前的數(shù)量和金額。(如下圖所示)
(特別提示:假如用戶使用的是五通醫(yī)藥管理系統(tǒng)千方百劑單體藥店版或者配送版,這張錯誤的采購入庫單過賬后,此張采購入庫單中的某些商品通過零售單被銷售出庫,那么這張錯誤的采購入庫單是不能被紅沖掉的,因為原采購入庫單中被銷售出庫過的這些商品實際庫存數(shù)量和單據(jù)中采購入庫的數(shù)量不相等,少于采購數(shù)量,且經(jīng)營歷程中軟件生成的零售出庫匯總單是不能被紅沖的)
第三步:在業(yè)務(wù)草稿中將這張錯誤的采購入庫單修改正確并重新過賬。
其他——業(yè)務(wù)草稿
找到這張采購入庫單的草稿單據(jù)后,我們會看到這張單據(jù)顯示為藍色字體,表示這張草稿單據(jù)是默認已經(jīng)被審核的。此時,我們需要先選中此單據(jù),點擊下方的反審核按鈕,將這張草稿單據(jù)反審核。(如下圖所示)
反審核后的這張采購入庫單的顏色自動會從藍色字體變?yōu)楹谏煮w,表示現(xiàn)在這張單據(jù)已經(jīng)是未審核的狀態(tài)(如下圖所示)。此時,我們選中這張單據(jù),點擊下方的單據(jù)修改按鈕,打開這張采購入庫單草稿。
此時,在打開的采購入庫單中,將左上角的供應(yīng)商和審核人重新選擇;同時,將第3行品種的有效期至、數(shù)量、單價重新修改。修改完畢后,點擊右下角的單據(jù)過賬按鈕,將這張已被修改正確的采購入庫單重新過賬。(如下面兩圖所示)
此時,這張錯誤的采購入庫單修改完畢,同時,軟件會自動重新生成正確的采購記錄、藥品有效期、以及重新計算正確的入庫數(shù)量和采購單價。
至此,錯誤單據(jù)的修改流程完畢!
隨州五通網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 吳小章
18995971607
2017.04.04